Bí quyết chọn phần mềm phòng khám phù hợp

Tìm kiếm phần mềm quản lý phòng khám phù hợp – là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi tổ chức chăm sóc sức khỏe. Đối với các chủ sở hữu phòng khám, việc cân nhắc các lựa chọn có thể khó khăn, đặc biệt là dựa trên số lượng nhà cung cấp phần mềm quản lý phòng khám hiện có. 

Phần mềm quản lý phòng khám không chỉ bao gồm các công cụ lập lịch trình của bạn, điều chỉnh cách bạn tổ chức các cuộc hẹn với bệnh nhân và theo dõi các nhà cung cấp dịch vụ được đặt vào thời điểm nào mà còn giúp nhân viên quản lý chu kỳ thanh toán của bạn.

Để đảm bảo việc thực hành của bạn thuận tiện, điều quan trọng là chọn phần mềm tốt nhất cho nhân viên và quy trình làm việc của bạn. Trong bài viết này, TCSOFT sẽ có thể lựa chọn được phần mềm quản lý phòng khám tốt nhất và phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý phòng khám là gì?

Phần mềm quản lý phòng khám, được thiết kế nhằm giúp các cơ sở khám chữa bệnh hoạt động hiệu quả hơn. Đó là một giải pháp công nghệ có thể được sử dụng để lên lịch cuộc hẹn, theo dõi thời gian cuộc hẹn, quản lý chu kỳ thanh toán và sắp xếp thông tin bệnh nhân.

Phần mềm quản lý phòng khám là một thành phần thiết yếu của bất kỳ cơ sở y tế hiện đại nào, vì nó cho phép các tổ chức chăm sóc sức khỏe luôn có tổ chức và đảm bảo chăm sóc bệnh nhân ở cấp độ cao. Bằng cách hợp nhất tất cả thông tin liên quan đến bệnh nhân và bác sĩ vào một nền tảng duy nhất, các chuyên gia y tế có thể dễ dàng điều hướng các thông tin quan trọng về bệnh nhân và các thông tin khác. Nếu không có phần mềm này, việc tổ chức bất kỳ hành nghề y tế nào sẽ tốn nhiều công sức và xảy ra sai xót do con người.

Những tính năng hàng đầu của Phần mềm quản lý phòng khám?

Phần mềm quản lý phòng khám trực quan và hiệu quả là điều cần thiết cho quy trình làm việc của thực hành. Đây là một số tính năng cần lưu ý và tại sao chúng lại quan trọng.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSOFT MEDICAL

Theo dõi thông tin bệnh nhân

Tính năng cơ bản nhất và được cho là quan trọng nhất của Phần mềm quản lý phòng khám là khả năng duy trì thông tin cập nhật về bệnh nhân, bao gồm tiền sử bệnh, tiền sử gia đình, thuốc men, dị ứng và các kết quả xét nghiệm gần đây.

Bạn cũng có thể sử dụng Phần mềm quản lý phòng khám để xác minh tình trạng bảo hiểm của bệnh nhân, xác nhận xem bảo hiểm đó có còn hoạt động hay không và ước tính các khoản đồng thanh toán, chi phí tự trả và ủy quyền trước.

Hầu hết các Phần mềm quản lý phòng khám đều bao gồm một công cụ lịch cho phép nhân viên lễ tân lên lịch cho bệnh nhân theo địa điểm và nhà cung cấp, giúp việc xem xét thông tin bệnh nhân trước khi đến khám nhanh chóng và dễ dàng.

Thanh toán tập trung

Phần mềm quản lý phòng khám tốt sẽ cho phép bạn thanh toán và ghi lại lịch sử thanh toán trên một nền tảng với khả năng xử lý thẻ tín dụng được tích hợp sẵn. Nhân viên lễ tân có thể nắm bắt các chi phí trả trước khi bệnh nhân đến hẹn khám và nhân viên lễ tân có thể viết mã yêu cầu bồi hoàn và gửi chúng cho người thanh, quản lý những yêu cầu bị từ chối hoặc bị từ chối .

Báo cáo

Các bác sĩ lâm sàng và các chuyên gia y tế khác cần dữ liệu bệnh nhân để đạt hiệu quả trong công việc của họ. Phần mềm quản lý phòng khám cho phép bạn tạo các báo cáo quan trọng về bệnh nhân của mình cho các bác sĩ khác. Điều này có thể cải thiện việc chăm sóc bệnh nhân và đảm bảo việc thực hành của bạn cung cấp cho bệnh nhân và bác sĩ thông tin chính xác, hữu ích.

Tương tự, Phần mềm quản lý phòng khám sẽ có thể tạo ra các báo cáo tài chính giúp bạn theo dõi lợi nhuận của doanh nghiệp mình. Các báo cáo này bao gồm thông tin như tài khoản phải thu (A/R), số ngày yêu cầu bồi thường tính bằng A / R và tổng số tiền bồi hoàn so với số tiền bồi hoàn dự kiến.

Điểm mấu chốt: Phần mềm quản lý phòng khám bao gồm việc theo dõi, lập hóa đơn và báo cáo thông tin bệnh nhân, đây là tất cả các chức năng chính để điều hành một doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe.

Tại sao bạn cần Phần mềm quản lý phòng khám?

Bước đầu tiên trong việc lựa chọn phần mềm quản lý thực hành là hiểu bạn cần nó đóng những vai trò gì. Dưới đây là một số lợi ích của việc có phần mềm.      

Hoạt động phối hợp

Phần mềm quản lý phòng khám cho phép bạn điều phối các khía cạnh tài chính và hậu cần quan trọng trong quá trình hành nghề của bạn, bao gồm lập lịch trình, thanh toán và phân tích tài chính. Xử lý từng chức năng này trong một phần mềm giúp nhân viên của bạn trở nên nhanh nhẹn và có tổ chức hơn.

Tự động hóa và hiệu quả

Phần mềm quản lý phòng khám tiến hành các nhiệm vụ có thể làm chậm hoạt động hàng ngày của bạn. Ví dụ: cổng thông tin bệnh nhân sẽ giảm bớt gánh nặng cho quầy lễ tân của bạn, cho phép bệnh nhân yêu cầu cuộc hẹn và điền vào biểu mẫu trực tuyến. Nhắc nhở về cuộc hẹn làm giảm số lần vắng mặt và xác minh tính đủ điều kiện bảo hiểm đảm bảo bệnh nhân được chi trả cho các dịch vụ của nhà cung cấp trước khi họ đến. Hệ thống phù hợp nhất với chuyên môn và quy trình làm việc của bạn sẽ đóng một vai trò lớn trong thành công về mặt tài chính và lâm sàng của bạn.

Tích hợp với hệ thống hồ sơ điện tử

Phần mềm quản lý phòng khám và hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR), bao gồm các hoạt động lâm sàng, phải hoạt động liền mạch với nhau. Hai thành phần này trong bộ công nghệ thông tin chăm sóc sức khỏe của cơ sở hành nghề cần chia sẻ rất nhiều dữ liệu, đó là lý do tại sao nhiều công ty Phần mềm quản lý phòng khám cung cấp giải pháp hồ sơ y tế điện tử tích hợp sẵn.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSOFT MEDICAL

Phân tích thanh toán và tài chính

Nếu bạn quyết định giữ hóa đơn của mình trong nhà thay vì thuê ngoài dịch vụ thanh toán y tế. Phần mềm quản lý phòng khám của bạn sẽ giúp đảm bảo các yêu cầu của bạn được gửi đến người thanh toán một cách kịp thời và thích hợp.

Các nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm này để phản hồi những lời từ chối và từ chối, tạo báo cáo tài chính và lấy dữ liệu để phân tích tình trạng tài chính của cơ sở hành nghề của bạn.

Giao tiếp với bệnh nhân

Hệ thống quản lý hành nghề y tế cũng có thể là một công cụ để tạo và gửi cho bệnh nhân bảng sao kê số dư của họ và xác định trước liệu bệnh nhân có nợ tiền túi trước cuộc hẹn hay không, giúp việc thu tiền tại điểm chăm sóc dễ dàng hơn. Thu hút bệnh nhân và tạo cho họ ảnh hưởng trong việc chăm sóc sức khỏe của họ không chỉ là ưu tiên hàng đầu trong ngành chăm sóc sức khỏe đang phát triển, mà nó còn mang lại trải nghiệm bệnh nhân tốt hơn nói chung.

Ngoài ra, bệnh nhân có thể liên lạc trực tiếp với cơ sở thực hành và các nhà cung cấp thông qua cổng thông tin bệnh nhân an toàn, nhiều trong số đó cung cấp khả năng y tế từ xa. Bệnh nhân có thể cập nhật thông tin của họ trên cổng thông tin, bao gồm địa chỉ, thông tin bảo hiểm và nhà thuốc ưu tiên. Nhân viên thực hành có thể xem xét và chấp nhận những thay đổi này trước cuộc hẹn tiếp theo của bệnh nhân.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSOFT MEDICAL

Bài học kinh nghiệm chính: Phần mềm quản lý phòng khám giúp điều phối các hoạt động hành chính, giữ cho bệnh nhân gắn bó với phòng khám và đảm bảo hoạt động tài chính của phòng khám đáp ứng kỳ vọng.

Cách chọn Phần mềm quản lý phòng khám

Mặc dù các bác sĩ hiếm khi cần phải tương tác trực tiếp với Phần mềm quản lý phòng khám của họ, nhưng nó lại là một đối tác hàng ngày không thể thiếu của các nhân viên. Giữa việc tương tác với bệnh nhân và hỗ trợ chu kỳ doanh thu của bạn, Phần mềm quản lý phòng khám mà bạn chọn đóng một vai trò lớn trong sự thành công hay thất bại trong quá trình hành nghề của bạn. Khi lựa chọn phần mềm quản lý hành nghề y tế, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng.

Giá cả

Chi phí của bất kỳ Phần mềm quản lý phòng khám nào rất thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, các tính năng bạn chọn và quy mô của cơ sở thực hành của bạn. Thường có các chi phí ẩn và các tính năng tùy chọn có thể nhanh chóng làm tăng giá cơ sở.

Đi vào cuộc trò chuyện với nhà cung cấp để biết những gì bạn cần và những gì bạn không. Ưu tiên hàng đầu của bạn thông qua quá trình này là có được một danh sách bằng văn bản về các tính năng bạn sẽ nhận được với chi phí chính xác trước khi bạn đồng ý hợp tác với bất kỳ nhà cung cấp nào. Nếu không có xác nhận bằng văn bản, rõ ràng, sẽ rất khó để biết những gì được bao gồm trong giá thông thường và những gì phải trả thêm phí, và cuối cùng bạn có thể phải trả một khoản phí bổ sung cho một tính năng mà bạn có thể sống thiếu.

Dễ sử dụng

Việc triển khai một hệ thống mới và thích ứng với nó là điều khó khăn đối với nó, vì vậy hãy đảm bảo trước rằng những người sẽ sử dụng phần mềm mới cảm thấy thoải mái khi điều hướng nó. Mọi người làm việc khác nhau, vì vậy hãy tham khảo ý kiến ​​nhân viên của bạn và đưa họ vào quá trình ra quyết định. Ít nhất họ phải cảm thấy thoải mái vừa phải với hệ thống và lý tưởng nhất là nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn một đại diện của công ty để hướng dẫn họ thông qua đường cong học tập.

Phần mềm quản lý phòng khám có thể khác nhau về cấu trúc tùy thuộc vào nhà cung cấp, vì vậy bạn bắt buộc phải biết những gì nhân viên của bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: một số hệ thống sử dụng bảng điều khiển trung tâm để sắp xếp các tính năng khác nhau của phần mềm, trong khi những hệ thống khác sử dụng nhiều menu thả xuống và nhiều cửa sổ bật lên. Biết điều gì hiệu quả nhất cho quy trình thực hành của bạn là chìa khóa để chuyển đổi thành công. Bất kỳ hệ thống mới nào lúc đầu sẽ tự nhiên làm chậm năng suất một chút, nhưng nó sẽ không làm cho toàn bộ quá trình thực hành của bạn bị lệch.

Trải nghiệm với các chuyên ngành

Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng Phần mềm quản lý phòng khám bạn chọn được sử dụng rộng rãi trong chuyên ngành của bạn. Có những sắc thái đối với các chuyên khoa khác nhau mà hệ thống y tế nói chung sẽ không phản ánh, vì vậy bạn sẽ cần biết liệu nhà cung cấp có xem xét chuyên môn của bạn khi thiết kế hệ thống hay không. Nếu không, bạn có thể kết thúc với một hệ thống cơ bản không tối ưu cho các chức năng bạn yêu cầu. Ví dụ, nhu cầu của bác sĩ đa khoa rất khác so với nhu cầu của bác sĩ da liễu.

Phần mềm quản lý phòng khám TCSOFT MEDICAL

Để tìm hiểu xem mỗi công ty hoạt động tốt như thế nào trong vấn đề đó, bạn nên liên hệ với các bác sĩ khác mà bạn biết trong lĩnh vực của mình để hỏi xem họ thích Phần mềm quản lý phòng khám của họ như thế nào.

Giao diện

Hai hệ thống có giao diện tốt giúp giảm thời gian bạn và nhân viên nhập và chuyển dữ liệu. Nếu bạn đang lên lịch cho bệnh nhân và ghi lại thông tin nhân khẩu học, dữ liệu đó sẽ tự động được nhập vào Phần mềm quản lý phòng khám khi bệnh nhân đến khám. Tương tự như vậy, sau khi bệnh nhân được chăm sóc, Phần mềm quản lý phòng khám sẽ tự động gửi cho hệ thống quản lý thực hành thông tin thanh toán liên quan dựa trên các dịch vụ được cung cấp. Điều này cũng sẽ áp dụng cho việc giao tiếp của bạn với các cơ sở thực hành, chuyên gia và bệnh viện khác.

Báo cáo và phân tích dữ liệu

Bạn sẽ muốn có một phần mềm quản lý phòng khám có thể tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, cho bạn biết chính xác vị trí hoạt động của bạn về mặt tài chính. Chỉ quản lý chu kỳ doanh thu của bạn là không đủ để thực hành của bạn duy trì khả thi; các báo cáo và phân tích chi tiết có thể giúp bạn lập dự án và thậm chí cải thiện dòng tiền của mình một cách lâu dài. Ví dụ: bạn sẽ có thể xác định bác sĩ nào làm việc hiệu quả nhất cho quá trình thực hành của bạn hoặc hầu hết bệnh nhân của bạn đến từ khu vực lân cận nào.

Bằng cách xác định điều gì hiệu quả và điều gì không, bạn có thể duy trì việc thực hành của mình trên con đường chắc chắn dẫn đến thành công và lợi nhuận. Nếu phần mềm quản lý phòng khám của bạn cho phép bạn chia sẻ những báo cáo đó với các thành viên khác trong cơ sở hành nghề của bạn bằng phương pháp điện tử, thì điều đó còn tốt hơn.

Đào tạo

Ngay cả khi hệ thống cực kỳ dễ sử dụng, sẽ luôn có một đường hướng học tập. Ngoài ra, hãy xem xét mức độ khác nhau của năng khiếu kỹ thuật giữa các nhân viên của bạn. Khi nhân viên của bạn đang thích nghi với một phần mềm mới, cho dù nó có trực quan đến đâu, họ sẽ luôn cần một số hướng dẫn. Một nhà cung cấp thực sự cam kết sẽ cung cấp đào tạo toàn diện, tại chỗ tại cơ sở của bạn hoặc trực tuyến một đối một.

Điều quan trọng là phải nhận được một bản phân tích bằng văn bản về quy trình đào tạo mà công ty cung cấp và bất kỳ chi phí bổ sung nào cho việc đào tạo nhân viên trong thời gian thực hiện. Với sự đào tạo tốt, nhân viên của bạn sẽ nhanh chóng quen và thoải mái với phần mềm quản lý phòng khám, và nó sẽ giảm thiểu lượng năng suất bị mất trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống trước đây của bạn.

Nhà cung cấp hỗ trợ

Đối tác nhà cung cấp của bạn sẽ ở đó cho bạn khi có sự cố với phần mềm. Không thể tránh khỏi, cũng như với tất cả các hệ thống phức tạp, cuối cùng bạn sẽ gặp phải sự cố và công ty sẽ sẵn sàng giúp bạn khắc phục mọi sự cố. Hơn nữa, nếu vấn đề phát sinh từ phía nhà cung cấp, bạn cần biết rằng nhà cung cấp sẽ phản hồi và chịu trách nhiệm về lỗi.

Trong một số trường hợp, một công ty có thể chỉ định cho thực hành của bạn một liên lạc viên trực tiếp. Đây là một nguồn hữu ích cho bất kỳ thực hành nào, vì cá nhân này sẽ quen thuộc với hệ thống cụ thể của bạn và cách thực hành của bạn hoạt động. Các công ty khác chỉ cần có một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật; có thể khó giải quyết vấn đề hơn nếu người thực hiện cuộc gọi không quen với thiết lập nền tảng phần mềm y tế của bạn. Hơn nữa, điều quan trọng là phải biết liệu các dịch vụ hỗ trợ có hoạt động 24/7 hay bạn chỉ có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật trong giờ làm việc bình thường.