Quản lý danh mục

Cấu hình danh mục giúp bạn thiết lập các cài đặt chung trên phần mềm. TCSOFT MEDICAL sẽ hướng dẫn bạn thao tác một số mục sau đây, các mục khác bạn thực hiện tương tự:

☑ Bệnh nhân

☑ Loại thu chi

☑ Nhóm sản phẩm

☑ Sản phẩm

☑ Dịch vụ

☑ Loại khám

Tại menu hệ thống > Chọn Danh mục. Màn hình hiển thị các mục cần thiết lập trong phân hệ Danh mục

Giao diện phân hệ danh mục TCSOFT MEDICAL PLUS

1. Bệnh nhân

♦ Thêm mới thông tin bệnh nhân

Bước 1: Từ [Danh mục] > Chọn [Bệnh nhân].

Bước 2: Bấm Thêm

Nhập các thông tin bắt buộc ở mục dấu *: Tên bệnh nhân, Giới tính và các thông tin liên quan. Trường hợp bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế, nhập đúng mã [Thẻ bảo hiểm] và [Mã nơi ĐK KCB BĐ].

Bước 3: Nhấn nút Lưu để hoàn tất thêm mới bệnh nhân

Ngoài ra, Bạn có thể thêm mới Nhóm bệnh nhân bằng cách: Tích vào dấu + > điền các thông tin bắt buộc > Nhấn nút Lưu để hoàn tất thêm mới nhóm bệnh nhân.

Giao diện thêm mới thông tin bệnh nhân

♦ Sửa thông tin bệnh nhân

Bước 1: Tại Danh sách bệnh nhân > Tích chọn mã bệnh nhân cần sửa > Bấm Sửa

Bước 2: Tiến hành thay đổi các thông tin cần chỉnh sửa

Bước 3: Nhấn nút Lưu để hoàn tất sửa thông tin bệnh nhân

♦ Xem thông tin bệnh nhân

Bước 1: Tại Danh sách bệnh nhân > Tích chọn mã bệnh nhân cần xem > Bấm xem.

Xem chi tiết thông tin bệnh nhân đó

Bước 2: Nhấn Hủy để thoát

Lưu ý: Tương tự với các tính năng xem khác, khi xem bạn sẽ không có quyền thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin.

♦ Xóa thông tin bệnh nhân

Bước 1: Tại danh sách bệnh nhân > Tích chọn mã bệnh nhân cần xóa > Bấm xóa

Xuất hiện hộp thoại “Bạn có chắc muốn xóa bản ghi này”?

Bước 2: Nhấn Đồng ý để xác nhận xóa bản ghi.

♦ Tìm kiếm bệnh nhân

Bước 1: Tại Danh sách bệnh nhân > Chọn tìm kiếm thông tin bệnh nhân theo Giới tính, Nhóm bệnh nhân hoặc nhập từ khóa cần tìm.

Bước 2: Bấm ô Tìm kiếm

Ghi chú: Tại danh mục bệnh nhân có tính năng cột hiển thị, cho phép bạn tích chọn các cột thông tin sẽ hiển thị ra bên ngoài giao diện. Để thay đổi cột thông tin bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tại danh sách bệnh nhân > Tích chọn ô Cột hiển thị

Bước 2: Tích chọn cột thông tin muốn hiển thị hoặc bỏ tích nếu không muốn hiện thị ra bên ngoài.

Bước 3: Nhấn nút Đóng để hoàn tất

Giao diện danh sách cột hiển thị thông tin bệnh nhân

2. Loại thu chi

♦ Thêm mới loại thu chi

Bước 1: Tại Danh mục > Chọn Loại thu chi

Bước 2: Bấm Thêm mới

Cập nhật tên Loại thu chi và tích chọn loại thu chi.

Bước 3: Nhấn nút Lưu để hoàn tất thêm mới Loại thu chi

Giao diện thêm mới loại thu chi

♦ Sửa, xóa và xem loại thu chi

Bước 1: Tại danh sách Loại thu chi > Tích chọn loại thu chi cần sửa, xóa, xem > Bấm Sửa, xóa hoặc xem

Bước 2: Thực hiện các thao tác tương tự như trên:

+ Giao diện sửa: Cập nhật các thông tin cần sửa > Nhấn Lưu

+ Giao diện xem: Xem thông tin > Nhấn Hủy để thoát

+ Giao diện xóa: Xác nhận xóa loại thu chi đó

3. Nhóm sản phẩm

♦ Thêm mới nhóm sản phẩm

Bước 1: Tại Danh mục > Chọn Nhóm sản phẩm

Bước 2: Bấm Thêm mới

Cập nhật thông tin bắt buộc Tên nhóm sản phẩm và các thông tin liên quan. Mã nhóm sản phẩm sẽ tự sinh theo Tên nhóm sản phẩm

Bước 3: Nhấn nút Lưu để hoàn tất thêm mới Nhóm sản phẩm

Giao diện thêm mới nhóm sản phẩm

♦ Sửa, xóa và xem nhóm sản phẩm

Bước 1: Tại danh sách nhóm sản phẩm > Tích chọn nhóm sản phẩm cần sửa, xóa, xem > Bấm Sửa, xóa hoặc xem

Bước 2: Thực hiện các thao tác tương tự như trên:

+ Giao diện sửa: Cập nhật các thông tin cần sửa > Nhấn Lưu

+ Giao diện xem: Xem thông tin > Nhấn Hủy để thoát

+ Giao diện xóa: Xác nhận xóa nhóm sản phẩm đó

4. Sản phẩm

♦ Thêm mới sản phẩm

Bước 1: Tại danh mục > Chọn Sản phẩm

Bước 2: Bấm Thêm mới

Cập nhật thông tin trên 2 tab: Thông tin và chi tiết

Tại tab thông tin: Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc tại mục dấu * và các thông tin liên quan (hình ảnh > Nhấp chuột phải chọn ảnh); tích chọn [Đơn vị tính] > Nhập đơn vị tính của sản phẩm (ví dụ: chai, lọ, viên, vỉ…) > Click [Thêm đơn vị tính] để lưu thông tin.

Lưu ý:

–  Giá trị quy đổi: Trường hợp bạn có 1 vỉ thuốc – tương ứng với 10 viên thuốc, có thể bán theo viên hoặc vỉ. Do vậy, sẽ cần có giá trị quy đổi (tức là nhập đơn vị nhỏ nhất của sản phẩm đó) và giá bán của đơn vị nhỏ nhất.

– Giá bán sẽ được tính theo đơn vị tính của sản phẩm.

Giá trị quy đổi phục vụ cho nhu cầu cần bán lẻ sản phẩm tại các phòng khám. Và khi cập nhật tồn kho sản phẩm, hệ thống sẽ tự động quy đổi chỉ tính đơn vị lớn tính nhất của sản phẩm.

Ví dụ: Thùng > Hộp > Vỉ > Viên (theo thứ tự đơn vị tính từ lớn đến bé).

Nếu muốn cập chi tiết thông liên quan đến sản phẩm, bạn chọn tab chi tiết và Điền các thông tin cần thiết.

Bước 3: Nhấn nút Lưu, Lưu và Thêm hoặc Lưu và sao chép để hoàn tất thêm mới sản phẩm.

Giao diện thêm mới sản phẩm

Lưu ý:

– Cảnh báo tồn kho min: Tức là số lượng tồn kho tối thiểu của sản phẩm, người dùng nhập số lượng cảnh báo tồn kho theo nhu cầu của phòng khám. Trong trường hợp, khi số lượng tồn kho dưới mức cảnh báo, thì hệ thống sẽ tự động báo cho cho phòng khám biết số lượng tồn dưới mức cho phép. Kịp thời nhập mới sản phẩm, tránh tình trạng phòng khám không biết số lượng tồn thực tế, gây ảnh hưởng trong quá trình kê đơn thuốc phục vụ bệnh nhân.

– Cảnh báo tồn kho max: Giúp phòng khám biết được số lượng sản phẩm thực tế của loại thuốc này trong kho, tránh trường hợp nhập về quá nhiều, không sử dụng hết. Gây loãng phí, thất thoát cho phòng khám.

– Lưu và thêm mới: Hoàn tất lưu thông tin sản phẩm và tiếp tục thêm mới

– Lưu và sao chép: Hoàn tất lưu thông tin sản phẩm và sao chép thêm một sản phẩm hiển thị bên ngoài giao diện danh sách sản phẩm.

– Bán trực tiếp: Thuốc có thể bán trực tiếp cho bệnh nhân.

– Bảo hiểm: Thuốc nằm trong danh mục thuốc được cấp cho bệnh nhân bảo hiểm.

– Giới hạn bảo hiểm: Thuốc được cấp cho đối tượng bệnh nhân có giới hạn.

– Tích điểm: Phần mềm sẽ tự động tích điểm nếu người dùng kích hoạt chức năng này cho người sử dụng thuốc.

♦ Sửa, xóa và xem sản phẩm

Bước 1: Tại danh sách sản phẩm > Tích chọn sản phẩm cần sửa, xóa, xem > Bấm Sửa, xóa hoặc xem

Bước 2: Thực hiện các thao tác tương tự như trên

+ Giao diện sửa: Cập nhật các thông tin cần sửa > Nhấn Lưu

+ Giao diện xem: Xem thông tin > Nhấn Hủy để thoát

+ Giao diện xóa: Xác nhận xóa sản phẩm đó

Ngoài ra, cách thứ 2 để chỉnh sửa sản phẩm:  Click đúp chuột trái 2 lần vào mã sản phẩm và tiến hành chỉnh sửa.

♦  Import sản phẩm:

Thực hiện tạo nhanh nhiều sản phẩm cùng lúc.

Bước 1: Tại giao diện sản phẩm > Click Import.

Bước 2: Cập nhật thông tin:

– Nhấn Tại đây tải file excel sản phẩm trong hệ thống > Mở file nhập sản phẩm và điền các thông tin > Lưu file excel danh sách sản phẩm.

– Click Tạo phiếu nhập tồn kho. Để lưu thông tin sản phẩm vào kho hàng.

– Nhập các thông tin bắt buộc: Ngày nhập (tạo sản phẩm); Kho hàng > Chọn Tệp tin tải lên (file excel vừa tạo)

Bước 3: Nhấn nút Lưu để hoàn tất.

Giao diện nhập file excel sản phẩm

Giao diện import sản phẩm trong hệ thống

Lưu ý:

– Chi tiết cấu hình giá bán sẽ được đề cập trong phân hệ quản lý sản phẩm.

– Tìm kiếm sản phẩm và cấu hình danh sách cột hiển thị thực hiện tương tự như các phần trên.

5. Dịch vụ

♦ Thêm mới dịch vụ

Bước 1: Tại Danh mục > Chọn Dịch vụ

Bước 2: Bấm Thêm

Điền đầy đủ thông tin bắt buộc tại mục có dấu * trên 2 tab: Thông tin và định mức

Bước 3: Nhấn nút Lưu hoặc Lưu và thêm để tiếp tục thêm mới dịch vụ

Giao diện thêm mới loại dịch vụ

Lưu ý:

– Bạn có thể thêm mới nhanh nhóm dịch vụ: Tích vào dấu cộng và cập nhật thông tin > Nhấn Lưu để hoàn tất

– Định mức là mức hao phí cần thiết về dịch vụ để hoàn thành một dịch vụ nào đó. Nếu vượt quá định mức cho phép, bạn sẽ cần sử dụng đến tính năng xuất hủy và tiêu hao trong phân hệ quản lý sản phẩm.

♦ Thêm mới mẫu phiếu

Bước 1: Tại danh sách dịch vụ > Tích chọn dịch vụ cần thiết lập mẫu phiếu

Bước 2: Bấm mẫu phiếu

Cập nhật các thông tin: Chọn khổ in; tích chọn kích hoạt mẫu phiếu; danh sách trường hiên thị nội dung trên mẫu phiếu và nội dung chi tiết trên mẫu phiếu.

Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất thêm mẫu phiếu cho dịch vụ

Giao diện thiết lập mẫu phiếu trong loại khám

Lưu ý:

Tại cột mẫu phiếu bên ngoài giao diện danh sách dịch vụ hiển thị: [Khóa] tức mẫu phiếu cho dịch vụ đó chưa được tạo hoặc chưa được kích hoạt.

♦ Dịch vụ combo

Hỗ trợ thiết lập nhiều combo dịch vụ khác nhau, mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng cho cả phía phòng khám và khách hàng. Giảm thiểu sự sai xót và nhầm lẫn trong quá trình chỉ định các riêng lẻ các dịch vụ.

Bước 1: Tại danh sách dịch vụ > Chọn Thêm combo

Điền đầy đủ thông tin bắt buộc tại các mục * trên 2 tab: Thông tin và dịch vụ

Bước 2: Nhấn nút Lưu để hoàn tất tạo gói combo dịch vụ

Giao diện thiếp lập combo dịch vụ

6. Loại khám

♦ Thêm mới loại khám

Bước 1: Tại danh sách loại khám > Chọn Thêm mới

Điền đầy đủ thông tin tại các mục bắt buộc * tại 2 tab: Thông tin và phòng ban

Bước 2: Nhấn nút Lưu để hoàn tất thêm mới loại khám

Giao diện thêm mới loại khám

Lưu ý:

– Kích hoạt mặc định: Áp dụng cho tất cả loại khám

– Kích hoạt trạng thái: Loại khám hoạt động

– Kích hoạt bảo hiểm: Áp dụng cho khám bảo hiểm

- Bạn có thể kích hoạt riêng lẻ hoặc đồng thời tất các các trạng thái.

♦ Sửa, xóa, xem và tìm kiếm loại khám

Thực hiện tương tự như thao tác sửa, xóa, xem và tìm kiếm khác.

Hướng dẫn Phân hệ Lễ tân (tiếp đón bệnh nhân)

︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽ ︽