5 bước để quản lý phòng khám hiệu quả

Nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng khám đòi hỏi phải đánh giá và lập kế hoạch. Nếu bạn liên tục chạy chậm tiến độ và hỗn loạn các quy trình vận hành tiêu chuẩn, thì 5 bước sau có thể giúp bạn thực hiện và duy trì hoạt động phòng khám suôn sẻ.

1. Theo dõi và quan sát

Điều đầu tiên trước tiên: hãy dành một vài tuần để theo dõi dòng chảy của bệnh nhân trong quá trình khám bệnh của bạn. Bạn sẽ muốn biết có bao nhiêu bệnh nhân bạn khám mỗi ngày, nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi bệnh nhân, bao nhiêu bệnh nhân ở đó lần đầu tiên và những ngày nào là phổ biến nhất cho những lần khám đầu tiên. Thông tin này có thể giúp bạn xác định khi nào lượng bệnh nhân của bạn đạt hoặc vượt quá khả năng và phân bổ một khoảng thời gian thích hợp cho mỗi lần khám.

Theo dõi và giám sát

2. Đặt lịch trực tuyến

Theo một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Internet Y tế, phần lớn các phương pháp y tế cung cấp lịch trình trực tuyến giúp giảm nhân công, thời gian chờ đợi của bệnh nhân và vắng mặt. Bệnh nhân của bạn sẽ đánh giá cao sự tiện lợi của việc đặt lịch hẹn trực tuyến. Trong khi đó, nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao việc dành ít thời gian hơn cho các công việc hành chính.

Lên lịch biểu hàng ngày

3. Sử dụng Công nghệ

Tự động hóa các tác vụ tốn thời gian như nhắc nhở bệnh nhân, nạp thuốc theo đơn và thanh toán hóa đơn. Triển khai hệ thống trò chuyện để mọi người trong nhóm của bạn có thể giao tiếp nhanh chóng. Theo dõi các công nghệ mới nổi giúp bác sĩ lâm sàng dự đoán các trường hợp không đến khám và lên lịch thông minh hơn. Cuối cùng, hãy đảm bảo đào tạo mọi nhân viên về tất cả các công nghệ mới để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.

Tạo cuộc họp đột xuất và liên tục

4. Tổ chức các cuộc họp nhân viên

Gặp gỡ nhân viên của bạn mỗi sáng để thảo luận về nhu cầu của những bệnh nhân; đến khám trong ngày hôm đó và lập kế hoạch quản lý thời gian và nguồn lực. Trong các cuộc họp tiếp theo, hãy làm nổi bật bất kỳ vấn đề nào của bệnh nhân đã diễn ra và đưa ra cách ngăn chặn những vấn đề đó tái diễn.

Những cuộc họp này không cần phải kéo dài; thậm chí chỉ cần một cuộc trò chuyện nhóm nhanh chóng; nhưng chúng có thể đi được một chặng đường dài để tránh nhầm lẫn và lãng phí thời gian.

5. Gửi Mẫu Đơn Tuyển Dụng Trước Cuộc Hẹn

Chờ đợi cho đến khi bệnh nhân đến để họ điền vào các mẫu đơn tiếp nhận; có thể dẫn đến việc sao lưu, đặc biệt là khi bệnh nhân không đến sớm. Gửi trước các biểu mẫu tuyển sinh hoặc cung cấp chúng trên trang web của bạn. Bằng cách đó, nhân viên của bạn có thể xác minh phạm vi bảo hiểm của bệnh nhân; và xử lý các biểu mẫu trước khi họ bước qua cửa.

Gửi mẫu đơn tuyển dụng trước cuộc hẹn

Ghi chú cuối cùng

Hiệu quả khám chữa và sự duy trì bệnh nhân đi đôi với nhau. Bệnh nhân tin tưởng các phòng khám và ngược lại. Thực hiện theo các bước được liệt kê ở trên và bạn sẽ duy trì một phương pháp hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: 12 công cụ có thể giúp bạn cải thiện sự gắn bó của bệnh nhân <<<